1.    Amaç ve Uygulama Kapsamı

 

1.1 Amaç

Bu politikanın amacı, Ark Pres Türk Otomobil Fabrikası A.Ş.’nin (ARK PRES) rüşvet ve yolsuzlukla mücadele konusundaki ilke ve uygulamalarının çerçevesini çizmek ve bu uygulamaların açık ve net şekilde bir iletişimini sağlamaktır. Bu politika ile yasal düzenlemeler, etik ve mesleki ilkeler ve evrensel kurallara uyum içerisinde rüşvet ve yolsuzluk risklerini belirlemek, azaltmak ve yönetmek hedeflenmektedir.

 

1.2 Kapsam

Rüşvet ve yolsuzlukla mücadele politikası, sadece şirket çalışanlarını değil, şirket adına hareket eden veya şirkete hizmet veren tüm iş ortaklarını da kapsamaktadır. Bu doğrultuda bu politika, ARK PRES Yönetim Kurulu, hissedarları, bağlı ortaklık ve iştirakleri, aracıları, vekâleten iş görenleri, müşterileri, bayileri, tedarikçileri, yüklenicilerini ve birlikte iş yapılan diğer tüm tarafları kapsamaktadır.

Ark Pres web sitesinde yer alan Ark Pres Etik Davranış Kuralları ve Uygulama Prensipleri, bu politikanın ayrılmaz bir parçasıdır. Bu kapsamda Ark Pres Etik Kurulu ilgili kural ve prensiplerin tatbik ve takibinden sorumludur. İş bu politika, Birleşmiş Milletler Küresel İlkeler Sözleşmesi’ne paralel olarak uymayı taahhüt ettiğimiz ilkelere ve Şirketimizin diğer iç düzenlemelerine ve yasal düzenlemelere uyumu da taahhüt etmektedir.

 

1.3 Tanımlar

Yolsuzluk eylemleri, “iş faaliyetleri esnasında menfaat elde etmek veya sürdürmek için para, hediye, parayla ölçülebilir olan veya olmayan her türlü menfaat vermek, teklif etmek, vaat etmek, almak, kabul etmek, talep veya rica etmek” anlamlarını kapsar.

Bir yolsuzluk suçu, yalnızca suçu işleyenlerin ceza alması sonucuyla değil, bu suçun oluştuğu sırada denetim görevlerini ihlal etmiş olmaları durumunda, bağlı bulundukları yöneticilerinin ve temsil ettikleri şirketlerinin, yasal veya cezai yaptırımlarla karşılaşmasıyla sonuçlanabilir.

Şüpheye yer vermemek bakımından belirtilmelidir ki yolsuzluk eylemi rüşveti de içerir.

Rüşvet; bir kişinin bir işi yapmak, yapmamak, hızlandırmak, yavaşlatmak gibi yollarla görevinin gereklerine aykırı veya olağan iş akışının dışında bir eylemi gerçekleştirmesini sağlamak amacıyla karşı taraftan sözlü veya yazılı anlaşma çerçevesinde doğrudan veya dolaylı olarak kendisine ya da göstereceği bir başka kişiye maddi veya manevi fayda sağlanmasını ifade etmektedir. Rüşvet olarak değerlendirilebilecek menfaat; nakit para, hediye, etkinlik daveti veya bileti, borç affı, yardım maksatlı bağış gibi çok farklı şekillerde olabilir.

 

2.    Rüşvet ve Yolsuzluk İhlallerinin Bildirimi

 

Kurumumuzun saygınlığını korumak için, rüşvet ve yolsuzlukla mücadele kurallarının ihlaline ilişkin herhangi bir durumu bildirmek yukarıdaki kapsamda belirtilmiş herkesin sorumluluğundadır.

Fark edildiği halde rüşvet ve yolsuzluk eylemlerinin ilgili mercilere raporlanmaması veya görmezden gelinmesi de rüşvet ve yolsuzlukla mücadele kurallarının ihlal edilmesi kapsamında değerlendirilecektir.

Rüşvet ve yolsuzlukla mücadele politikasıyla ilgili soruları ve işbu politikada belirtilen kuralları ihlal edenleri ya da itibarına ve güvenimize zarar verebilecek şüpheli durumları bildirmek için oluşturulan, gizli ve anonim olarak başvurulabilecek iletişim kanalımız aşağıdadır.

Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Bildirim E-posta Hattı: info@arkpres.com

Başvuruların anonim olarak yapılmadığı hallerde, bildirimde bulunan kişilerin bilgilerinin gizli tutulması ve bildirimle ilgili olarak herhangi negatif duruma maruz kalmaması için gerekli önlemlerin alınması Ark Pres Etik Kurulu ve Ark Pres Yönetiminin sorumluluğundadır.

 

3.    Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Kurallarının İhlali ve Sonuçları

 

Tüm çalışanlarımız ve yukarıdaki kapsam dâhilinde tarif edilen tüm iş ortaklarının, işbu politikada yer alan kuralları bilmek ve işlerini yürütürken bu kurallara ve yürürlükteki rüşvet ve yolsuzlukla mücadele ile ilgili yasal mevzuata uygun hareket etmek zorundadırlar. Bu politikanın ihlal edilmesi durumunda, olayın mahiyetine göre cezai yaptırımlar uygulanır.

Çalışanların veya iş ortaklarının, bir rüşvet ve yolsuzluk olayına katılmayı reddetmesi veya bir rüşvet veya yolsuzluk hakkında ihbarda bulunması sonucunda herhangi bir negatif bir duruma maruz bırakılması söz konusu değildir. Böyle bir durumda bu politikada belirtilen bildirim kanallarına başvurulması gereklidir.

 

4.    Görev ve Sorumluluklar

 

4.1 Çalışanlar ve İş Ortakları

Tüm çalışanlar ve iş ortakları bu politika metnindeki ilkelere uygun hareket etmelidirler. Yöneticiler, bu politika metnindeki ilkelerin; sorumlu oldukları iş ortakları ve idaresi altındaki çalışanlar tarafından anlaşılmasını, uygulanmasını ve yaşatılmasını sağlamalıdırlar. Çalışanlar ve iş ortakları hiçbir durumda ve hiç kimse tarafından bu politikaya aykırı hareket etmeye zorlanamaz.

 

Tüm çalışanlarımızın ve iş ortaklarımızın, rüşvet ve yolsuzluğa ilişkin emarelere dikkat etmesi gerekmektedir. Bu yönde emarelere rastlanması durumunda İç Denetim Müdürlüğü’nden görüş alınması uygun olacaktır.

 

4.2 Ark Pres Etik Kurulu

Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası kapsamında Ark Pres Etik Kurul’u aşağıdaki hususlardan sorumludur:

·         Etkin bir rüşvet ve yolsuzlukla mücadele programını geliştirilmesi, tanımlanması, yayınlanması ve denetlenmesi,

 

·         Rüşvet ve yolsuzlukla mücadele konuları hakkında görüş verilmesi,

 

·         Politika kurallarının benimsenmesi, ilgili tüm yasal ve düzenleyici gereklere göre gerektiği şekilde ilaveler yapılması ve politika kurallarının doğru uygulanmasına yönelik faaliyetlerin koordine edilmesi,

 

·         Politika metnine aykırı davranışların bildirilmesi için gerekli iletişim kanallarının kurulmasının sağlanması, bildirimde bulunan kişilerin gizliliğini ve güvenliğini sağlamaya yönelik tedbirlerin alınması,

 

·         Konu hakkında ulaşan şikâyet, ihbar ve iddialar hakkında gereken inceleme ve soruşturmaların yapılmasının sağlanması.

 

Ark Pres Etik Kurul’unun görev ve sorumlulukları ile çalışma şeklinin belirlendiği Ark Pres Etik Kurul ve işleyişine ilişkin bilgiler Ark Pres web sitesinde kamuya açık olarak yayınlanmaktadır.

 

 

4.3  Raporlama ve Bilgi Paylaşımı

İşbu politikada belirtilen rüşvet ve yolsuzlukla mücadele programı kapsamında yer alan konular ile rüşvet ve yolsuzluk eylemlerine ilişkin bildirimler ve inceleme sonuçları merkezi bir veri tabanında tutulur ve periyodik olarak raporlanır.

 

5.    Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Programı

 

ARK PRES, rüşvet ve yolsuzluk kapsamındaki yasa ve düzenlemelere, evrensel hukuk kurallarına, etik ve mesleki ilkelere uyum sağlamayı ilke edinmiştir. ARK PRES bu ilke kapsamında rüşvet ve yolsuzluğa karşı “sıfır tolerans” yaklaşımı ile hareket etmekte ve faaliyetlerini adil, dürüst, yasal ve etik kurallarına uygun bir şekilde sürdürmeyi taahhüt etmektedir. İşbu Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası da bu konuya verilen önemin bir gereği olarak hayata geçirilmiştir.

Rüşvet ve yolsuzlukla mücadele politikası kapsamında aşağıdaki hususların yerine getirilmesine yönelik faaliyetler gerçekleştirilir ve gerekli önlemler alınır:

 

·         Yürütülen süreç ve işlerde hangi kısımların rüşvet ve yolsuzluk işlemlerine karşı hassasiyet derecelerine ilişkin kapsamlı bir tablo sağlayan, periyodik olarak güncellenen bir risk değerlendirmesi yapılır. Risk değerlendirme sonuçlarına göre gereken alanlarda, süreçlerde rüşvet ve yolsuzluk risklerini bertaraf edecek kontroller uygulanır.

 

·         Çalışanlara ve iş ortaklarına, rüşvet ve yolsuzlukla mücadele programıyla ilgili yasal gereklilikler hakkında eğitim ve bilinçlendirme programları yapılır. Çalışanların şüpheli durumları bildirebilecekleri, güvenli ve erişilebilir iletişim kanalları sağlanır.

 

·         ARK PRES, herhangi bir işin kolaylaştırılması ve hızlandırılması için yapılacak her türlü ödemeyi yasaklar. ARK PRES çalışanları, üçüncü kişilerle olan ilişkilerinde karşı tarafın bunu teklif etmesine, vaat etmesine, rica etmesine, talep etmesine, vermesine veya kabul etmesine tolerans göstermez.

·         Gerekli onaylar (belli bir hediye/ağırlama seviyesi için spesifik ya da genel) olmadıkça, yabancı veya yerli, devlet ve kamu memurlarına doğrudan ya da dolaylı olarak hediye, ağırlama veya ikram veya başka bir menfaat teklif edilmesine, vaat edilmesine veya verilmesine müsaade edilmez.

·         ARK PRES’ın, itibarını koruyacağına ve ARK PRES rüşvet ve yolsuzlukla mücadele politikasına uyumlu çalışacağına kanaat getirilen taraflar ile iş ortaklığı geliştirilir. Bu kapsamda, birleşme ve devralma işlemleri de dahil her türlü iş ortaklığının kurulması veya temsilci atanması öncesinde, söz konusu karşı taraf rüşvet ve yolsuzluk riskleri ve iş etiği açısından değerlendirmeye tabi tutulur. ARK PRES ile ilişki kurarak onun adına vekâleten iş gören kişilerin, tedarikçilerin, bayilerin, yüklenicilerin vb. yasal düzenlemeler ve yürürlükteki tüm rüşvet ve yolsuzlukla mücadele politikamıza uymaya mutabık olmaları gerekmektedir. Bunun sağlanabilmesi için yapılan sözleşmelerde ilgili hükümlere yer verilir.

 

·         ARK PRES, yürürlükteki düzenlemelere ve şirketin kendi kurallarına uyumun sağlanması amacıyla kamu otoritelerinden, uluslararası veri sağlayıcı kuruluşlardan ve sosyal medya kaynaklarından alınan bilgiler doğrultusunda oluşturulan kara listeye alınmış kişileri ve şirketleri takip edilmektedir. Üçüncü şahıslara rüşvet verdiği duyumu alınmış olan veya bundan şüphelenilen kişi veya kurumlarla ilişki kurmamalı, şayet söz konusu türde kurulmuş bir ilişki var ise söz konusu ise de duyumun alındığı tarih itibariyle bu ilişki derhal sonlandırmalıdır.

 

·         Ark Pres ile iş ilişkisi kurmak ya da sürdürmek isteyen özel ya da resmi kişi ve kuruluşlarla olan ilişkilerin yürütülmesinde, genel kabul görmüş promosyon niteliğindeki malzemeler dışında, bir usulsüzlüğün varlığı izlenimi yaratan, bağımlılık ilişkisine neden olabilecek ya da öyle algılanabilecek herhangi bir hediye, ağırlama kabul veya teklif edilmemelidir. Aynı şekilde tedarikçilerden, bayilerden, yetkili servislerden, müşterilerden veya herhangi üçüncü kişilerden uygunsuz olarak algılanabilecek, hiçbir indirim ya da herhangi bir şekilde menfaat talep edilmemeli, teklif edilmemeli ve teklif edildiğinde kabul edilmemelidir

 

·         Ancak yukarıda belirtilen hediyenin veya ağırlamanın reddedilmesinin pratik olmadığı veya iş ilişkisi açısından arzu edilemeyecek bir sonuç doğurabileceğine karar verildiği durumlarda, söz konusu hediyenin kabul ve kullanımı ancak İnsan Kaynakları Yöneticisi’nin yazılı onayıyla uygun görülebilir. Söz konusu hediyenin kabulü halinde, değeri yüksek ise bir hayır kurumuna bağışlanması düşünülmelidir.

·         ARK PRES tarafından yapılan herhangi bir iş teklifinin rüşvet ve yolsuzluk izlenimi vermemesi için şirket prosedürlerince belirlenmiş rekabete dayalı işe alma süreçleri içerisinde yürütülmesi ve bunun dışında müşterilere, iş ortaklarına (veya onlarla yakından ilişkili üçüncü şahıslara) veya devlet memurları ve kamu görevlilerine iş teklifi yapılmaması gerekmektedir.

 

·         ARK PRES adına siyasi amaçlı bağışlar yapılamaz. ARK PRES tarafından yapılacak yardım amaçlı katkı ve sponsorlukların yasal olmaları, şirket yönetmelik, politika, yönerge ve düzenlemelere uyumlu, ayrıca yürürlükteki yerel kanunlara da uygun olmaları gerekmektedir.

 

·         Rüşvet ve yolsuzlukla mücadele programının etkinliği düzenli şekilde raporlanır.

 

6.    Eğitim

 

Rüşvet ve yolsuzlukla mücadele konularında tüm ARK PRES çalışanları ve iş ortaklarının bilgilendirilmesi ve iş bu politikada yer alan esasların özümsenmesine yönelik olarak ilgili tarafların eğitim alması sağlanır.

 

7.    Gözden Geçirilme

 

İşbu politika, düzenli aralıklarla gözden geçirilerek gerekli güncellemeler yapılır ve tüm değişimler duyuru yoluyla ilan edilir. Bu kuralların güncel sürümüne şirket web sitesi üzerinden sürekli bir şekilde ve kolaylıkla erişilebilir.